ARCHIVO VIRTUAL DE LA EDAD DE LA PLATA

 

I.            DESCRIPCIÓN DEL CENTRO Y DE SUS FONDOS

 

La base de datos documental del Archivo Virtual de la Edad de Plata está compuesta por descripciones de documentos procedentes de las colecciones archivísticas y bibliográficas que conforman la Red de Centros de la Edad de Plata (1868-1936), formada por instituciones culturales, públicas y privadas, especializadas en la cultura española de ese período: Universidad Menéndez Pelayo; Fundación Federico García Lorca; Fundación Francisco Giner de los Ríos; Fundación Max Aub; Residencia de Estudiantes; Prensa Española

 

 

II.            PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN

 

El objeto del proyecto es salvaguardar y difundir los testimonios de la historia intelectual de esta etapa de la cultura española, en los terrenos literario, artístico y científico. Para ello, se ha desarrollado un sistema de información compartido por distintos centros, que permite la consulta de sus inventarios, sus catálogos y, en ciertos casos, los propios documentos. Se trata de hacer posible que fondos relacionados entre sí, pero que forman parte de colecciones distintas, se puedan localizar (y en su caso consultar) a través de Internet como si formaran parte de la misma colección.

 

Para ello se ha creado una Red entre las instituciones cuyos fondos documentales están relacionados con la cultura española de la etapa 1868-1936 (entre 20 y 25 en la UE, América Latina y EE UU), que estará sujeta a una metodología común y a un equipo coordinador permanente; así como en proyectos de cooperación en I + D.

 

Se pretende preservar los materiales mediante la localización y rescate de colecciones amenazadas, en malas condiciones de conservación o inaccesibles, por medio de:

·        Un programa de conservación y restauración de los fondos
custodiados por las instituciones de la Red.

·        La copia de los mismos, cuando sea pertinente y en el soporte más adecuado, para su intercambio y difusión.

·        La adquisición o depósito de colecciones cuando sus titulares así lo determinen

 

El proceso se ha abierto con un impulso de coordinación entre los participantes para la ejecución de programas de inventariado, descripción, catalogación informatizada y digitalización de los fondos, realizados de forma que faciliten proyectos conjuntos.

 

El catálogo del Archivo Virtual sobrepasa las 55.000 referencias y 5.000 imágenes. El ritmo de que la Red de Centros de la Edad de Plata ha impreso en los últimos meses a los procesos de inventariado, descripción, catalogación informatizada y digitalización ha permitido que el Archivo Virtual pueda ofrecer al público en el momento de su apertura más de 55.000 referencias y 5.000 imágenes.

 

Por otro lado, se ha iniciado el proyecto de investigación europeo COVAX, liderado por la Residencia de Estudiantes

 

EL PROYECTO COVAX (Contemporary Culture Virtual Archives in XML

 

Participan en el proyecto:Residencia de Estudiantes (España). Coordinadora del proyecto Software AG España (España) Angewandte Informationstechnik GesmbH (Austria) Universitat Oberta de Catalunya (España) University of Karslkrona/Ronneby (Suecia) Techno-Z FH Forschung & Entwicklung GmbH (Austria) Biblioteca de Menéndez Pelayo (España) London and South Eastern Library Region [LASER] (Gran Bretaña) Ente per le Nuove Tecnologie, l'Energia e l'Ambiente [ENEA] (Italia)

 

El objetivo del proyecto COVAX es analizar las posibles soluciones técnicas para proporcionar acceso a través de Internet a descripciones de colecciones de archivos, bibliotecas y museos basadas en la aplicación de SGML/XML.

·        El proyecto parte de la hipótesis de que hay en bibliotecas, archivos y museos una gran cantidad de descripciones y documentos que pueden hacerse accesibles a través de Internet a las DTD específicas por medio de la conversión de los registros existentes o creando nuevos registros.

·        SGML/XML permite, además, un sistema homogéneo de codificación de documentos heterogéneos, lo que posibilitará un mecanismo de búsqueda y recuperación común y global.

·        La viabilidad de esta solución se demostrará mediante la construcción de un prototipo de acceso global para la búsqueda y recuperación de una muestra significativa y representativa de documentos y descripciones procedentes de los tres tipos de institución cultural.

COVAX pretende que, al combinar descripciones documentales de archivos, bibliotecas y museos, así como representaciones digitales de los documentos, éstos puedan resultar accesibles independientemente de su localización.

·        La base técnica empleada consiste en la aplicación de SGML/XML y las correspondientes DTD que están siendo definidas en el mundo de los archivos (EAD), las bibliotecas (MARC DTD) y los museos (MUS-EAD), así como Text Encoding Initiative para el marcado de versiones electrónicas de textos culturales.

 

El uso de SGML/XML extenderá la normalización, interoperabilidad e interconexión entre bibliotecas, archivos y museos en todos los procesos de gestión de información, búsqueda y recuperación de todo tipo de descripciones documentales. Y, por su parte, la aplicación de XML permitirá una distribución normalizada de fuentes documentales primarias a través de Internet.

 

 

Servicios

 

III.            SISTEMA DE CONSULTA

 

 

Desarrollo de la consulta: la consulta comienza por seleccionar una base de datos para realizar búsquedas sobre un conjunto determinado de documentos o bien, por medio de la opción Todos los documentos, realizar búsquedas sobre la totalidad de los conjuntos documentales.

·        Monografías: Incluye todo tipo de publicaciones monográficas, independientemente de su soporte (papel, microfilm, disco compacto, etc.) y fecha de edición

·        Periódicas: Incluye todo tipo de publicaciones periódicas, independientemente de su soporte (papel, microfilm, disco compacto, etc.)

·        Archivos-manuscritos: Incluye tanto las descripciones de archivos (p.e., Archivo de la Junta para la Ampliación de Estudios) como de las descripciones individualizadas de los documentos que componen los mismos (manuscritos, correspondencia, material gráfico, etc.)

·        Encabezamientos de autoridades: Permite acceder a las descripciones bibliográficas y de archivo a partir de nombres de persona, entidades, materias, etc.

 

Hay una opción de búsqueda general, es decir de texto libre,  pero la búsqueda elaborada es la búsqueda avanzada, sobre campos de descripción bibliográfica: Título, Autor, Autor secundario, Materia, Editor/Impresor, Lugar, Fecha, Colección, Notas y Centro (centro que custodia la documentación). Existe un índice consultable de autores y otro de Materia, así como un alista de centros. Se ha implementado una ayuda para cuando el usuario pretende servirse del campo fecha, porque es objeto de una codificación particular.

 

            Cuando se pregunta al sistema por todos los documentos, el resultado de la búsqueda se centra con una relación por materiales. El sistema da noticia del número de registros sobre el asunto en cada base de datos. Cuando se escoge uno de los apartados, se ve un listado de las entradas del resultado citadas con un extracto, y una anotación del número de registros en pantalla.

 

Presentación de los registros:  el extracto se compone de datos de autoría y título de los documentos. Además de poder ver la ficha catalográfica completa se añade una opción llamada relaciones, que proporciona información adicional de las conexiones de unas descripciones con otras, según una tipología muy diversificada, entre la que se encuentran: Forma parte de, Autores, Otras autorías, Directorio, Series, Fondos.

 

Los registros pueden visualizarse en tres formatos: ISBD, MARC y etiqueta. Aunque se trata de bases de datos con documentos de estructura y contenidos diferentes, no es lo mismo una monografía que un documento de archivo, se ha intentado confeccionar fichas catalográficas que comporten una serie de campos semejantes y estables, como título, autor, autores secundarios, materia, fecha, etc. añadiendo en cada tipo algún otro campo necesario, como el ISSN, por ejemplo, para las publicaciones periódicas. Otro cosa son los registros de materia.

 

Análisis de la consulta:  el sistema de recuperación es de carácter bibliográfico, con muchos planteamientos de normalización y control bibliotecario, como las etiquetas MARC, o los registros de autoridades de materia.

 

La consulta es algo farragosa, y al tratarse de una base de datos con tipos de documentos diferentes, no se ha conseguido una unidad de recuperación, probablemente por haber desarrollado unos formularios de búsqueda avanzada bastante profundos. El usuario tipo inexperto suele dirigirse al sistema por materia, autor o título, y también el campo de fecha puede ser pertinente, lo demás sería mejor dejarlo como información descriptiva de los registros.

 

Por otro lado, el juego de relaciones entre los documentos produce cierta confusión en su uso, y a primera vista parece destinado sólo a los especialistas en un tema, con un profundo interés en los detalles. Además parece que hubiera sido más lógico haber montado estos vínculos por medio de enlaces hipertextuales.

 

IV.            SISTEMA DE VISUALIZACIÓN

 

Por el momento no hay imágenes de los documentos disponibles en Internet, la consulta sólo es referencial.

 

V.            CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICAS