ARCHIVO BIBLIOTECA FRANCISCO ZABÁLBURU

 I.                DESCRIPCIÓN DEL CENTRO Y DE SUS FONDOS

                 A finales del siglo XIX, Francisco de Zabálburu y Basabe, miembro de la elite social y económica bilbaína, construye en Madrid una casa-palacio, donde reservó un a zona para la instalación de los fondos de su Archivo y Biblioteca.

                 D. Francisco catalogó sus fondos y los dividió en Archivo y Biblioteca. El Archivo comprende una parte, la más numerosa, que  es la mitad del primitivo archivo de la Casa de Altamira, y otra procede de la colección subastada de Juan Ignacio Miró. L a Biblioteca se formó con algunos de los ejemplares que la  familia tenía en Bilbao y con las diversas compras que surgían dentro y fuera de España.

                 Los primeros documentos originales del fondo del Archivo se remontan al siglo XI, llegando hasta el XIX. Abundan los manuscritos de la correspondencia entre los Reyes Católicos y el Gran Capitán, así como bastante correspondencia autógrafa de los reyes Carlos V y Felipe II, con sus secretarios, embajadores y virreyes. Las características de los documentos son la originalidad, la variedad y el interés científico.               

                La formación intelectual y humanística de Francisco de Zabálburu se refleja en su biblioteca. Con ejemplares en muy buen estado, que le llevaba incluso a comprar más de un ejemplar de la misma obra, si eran mejores que los anteriores. El códice más antiguo es el del monje Leovigildo, del siglo X.

                 Todos los papeles y los libros fueron ordenados y catalogados por su propietario, numerados y colocados en cajas hechas a medida y depositados en armarios.

                 El patrimonio cultural heredado ha sido apoyado y mantenido por los herederos de D. Francisco. En los últimos años se emprendió la tarea de informatizar y digitalizar manuscritos e impresos para su conservación y protección.

                 Todos los documentos del Archivo están descritos exhaustivamente en una base de datos y a la vez digitalizados. El mismo proyecto se ha aplicado al resto de la Biblioteca, incluyendo códices e impresos.

                 El actual Archivo y Biblioteca con servicios para investigadores se creó en el año 1969. Se trata de un archivo especial y nobiliario, surgido a partir de los objetivos de su propietario,  con un criterio absolutamente de coleccionista, tanto de libros como de documentos, movido por su propio interés e inquietud intelectual. La colección está formada por casi 18.000 libros y centenares de documentos divididos en carpetas con una media de 150 a 200 documentos, seccionadas en 522 carpetas del Fondo Altamira y 147 carpetas de la Colección Miró. El fondo está cerrado, y no se realizan compras.

                Las materias que contiene la colección son: arte, arquitectura, lengua y  literatura, economía, comercio y hacienda,  derecho y administración,  iglesia,  relaciones internacionales,  genealogía y heráldica,  militar e historia de América

                 Tanto el Archivo como la Biblioteca ocupan dependencias individualizadas en el palacio, están atendidos por dos personas, que asisten a los investigadores españoles y sobre todo extranjeros que se desplazan a conocer y estudiar los documentos del fondo.  La consulta está informatizada y sólo existe un servicio de consulta y reproducción de documentos.          

  

II.            PROYECTO DE DIGITALIZACIÓN

             El proyecto de digitalización se inició en el año 1995, junto con la informatización de la biblioteca, fue sufragado por el centro y la Fundación Ramón Areces. El Proyecto lo ejecutó una empresa externa, El Corte Inglés. El software de gestión electrónica es ARCHIDOC, el de gestión de la biblioteca es Absys.

     Hasta el 31 de enero de 1999, estuvieron dos personas digitalizando el fondo del archivo en su totalidad. Dado el buen estado de conservación de los documentos, no fue necesario establecer criterios de preservación en cuanto al estado físico de los materiales. La selección de los documentos empezó por los más valiosos, después los libros del siglo XVI y finalmente el fondo más antiguo.

 El equipo de digitalización constaba de dos ordenadores, una cámara digital para los documentos encuadernados y un escáner para el resto. El sistema operativo inicial del sistema fue MS-DOS, y en la actualidad se está realizando la migración a Windows NT.

 El sistema electrónico permite la consulta y tratamiento de las imágenes para mejorar su lectura.

  

III.            SISTEMA DE CONSULTA

Antes de la digitalización, existía un catálogo de 1909, al cual se había añadido en 1915 otra guía con la localización de los documentos, la descripción general de las carpetas, el contenido de los documentos y unas fichas. Existía asimismo un fichero de uso interno, de principios de siglo, con descripciones muy detalladas, muy trabajadas, con referencias bibliográficas de los libros, realizadas por el propietario.

 Con la informatización y digitalización de los fondos se procede a la descripción pormenorizada de los documentos, basada, según el centro, en una adaptación de las Normas ISAD.

Desarrollo de la consulta: el usuario puede acceder al sistema mediante: el cuadro de clasificación que incluye varios grupos de documentos: la colección Altamira, la colección Miró, la sección raros y curiosos, la sección provincias vascongadas, la sección digitalización, la sección diversos y la sección fotos. Por otro lado se puede buscar por descriptores de varios tipos: onomásticos, geográficos, entidades, materias, descriptores sin función y cargos. El sistema presenta también la navegación por una serie de elementos que están fuera del cuadro de clasificación y que son:el fondo físico (signaturas), las signaturas antiguas, los datos auxiliares, las relaciones y un fichero llamado Archiges, correspondiente a la aplicación anterior a Archidoc.

 Si la consulta se realiza en las colecciones, los ficheros de los documentos están agrupados en uno superior que es la carpeta, y el siguiente que es la subcarpeta numerada.

 La búsqueda que figura en las pantallas del Anexo I, figuras 1 y  2, ejemplifica los detalles expuestos hasta aquí. Si un usuario desea consultar el fondo de la Casa de Altamira,  debe pinchas sobre dicha opción en el Cuadro de Clasificación, que se irá subdividiendo hasta llegar  a la unidad documental numerada y codificada. Una vez dentro del juego de ficheros de imágenes de Altamira, al pinchar sobre cualquier entrada, es posible visualizar el documento original y una ficha de descripción.

 Cabe también la consulta por descriptores. Hay que seleccionar previamente un tipo de descriptor que conduce a listas alfabéticas de términos de indización (Anexo I, figuras 3 y 4). Una vez posicionados sobre el término que interese, se accede a la ficha de descripción de los registros que contienen el término.

 Presentación de los registros:  la descripción del contenido y la forma de los registros se presenta dividida en cuatro grupos:  área de identificación; área de contexto; área de condiciones de acceso y seguridad; y  descriptores (Anexo I, figuras 5, 6 y 7), en formato texto.

 El área de identificación incluye una serie de campos: signatura (con una notación alfanumérica), título (título del documento), fechas extremas, fechas de acotación (ambas fechas iniciales y finales, deben corresponder a las fechas que aparecen en el documento); Nivel de descripción (se refiere  la unidad documental, si es una carpeta, un documento individual, etc.); Autor responsable  (autor del documento, en cuanto a responsabilidad como propietario).

 La zona Área de contexto cuenta con un campo de Características externas, donde se dan noticias de la lengua del documento y el soporte. En el Área de condiciones de acceso y seguridad, aparecen datos del estado de conservación y las premisas de accesibilidad. Finalmente el registro incluye la parte de análisis del contenido de los documentos con una relación de todos los descriptores y sus tipologías.

 Análisis del sistema de consulta: estamos ante un mecanismo de consulta sencillo en su construcción, o se accede por el documento concreto, o se accede mediante una serie de palabras clave de su contenido. En esencia parece un procedimiento de búsqueda muy simplificado para el usuario, que ha de moverse por índices o listados con los que el sistema filtra su consulta. La consulta es simple pero el grado de coherencia en el tratamiento que recibe la información resulta ciertamente mínimo.  No se desprende un criterio claro de análisis documental, ni formal, ni de contenido. Ni es un sistema de gestión de la información, ni es un sistema de descripción de documentos de archivo. No están bien definidos los campos, y su contenido es bastante incoherente.

 El sistema está destinado a usuarios finales, que saben de antemano qué documentos hay en el fondo, y suple las carencias en el tratamiento de la información, seguramente por la asistencia del personal del centro que conoce pormenorizadamente un fondo limitado y cerrado.

 La digitalización en este caso no ha ayudado a la recuperación de los documentos, sólo parece haber servido para la conservación y preservación de los documentos.

 IV.            SISTEMA DE VISUALIZACIÓN

 El módulo estrella de este sistema es sin duda el de la visualización y tratamiento de las imágenes. Los documentos son imágenes en formato JPG comprimidos. Con un menú formidable que permite ampliar, reducir, rotar, marcar , etc. los documentos en la pantalla, y sobre todo retocar y eliminar problemas de lectura de los textos.

 Las imágenes están almacenadas en unas 100 unidades de CD-ROM, dispuestas para su acceso manual, al ser introducidas en el lector de CD-ROM, según la indicación que el sistema sobre la localización de la imagen en el disco correspondiente, una vez finalizada la consulta. El servicio de imágenes es manual y el usuario puede imprimir  los documentos que ve en la pantalla (Anexo I, figura 8).

 

 V.            CARACTERÍSTICAS ESPECÍFICA